Varovanje podatkov

Splošno

Ta politika zasebnosti opisuje prakse zbiranja in obdelave osebnih podatkov v povezavi s storitvami integracije sistemov umetne inteligence, ki jih nudi AILabSystem. Namen je jasno pojasniti, katere informacije zbiramo, kako jih uporabljamo, s kom jih delimo in katere pravice imajo uporabniki glede svojih podatkov. Politika zajema podatke, ki jih neposredno posredujejo uporabniki, avtomatsko zbrane informacije in podatke, ki jih prejmemo od tretjih oseb.

01-01-2026
AILabSystem, Slovenska cesta 56, 1000 Ljubljana, Slovenija; Business ID: SI24674892
[email protected]
Slovenska cesta 56, 1000 Ljubljana, Slovenija
12 Število poglavij v dokumentu
8 Število opisanih pravic uporabnikov
180 Politika se pregleda vsakih (dni)
Ilustracija procesiranja podatkov in varnosti za AILabSystem

Opredelitve

Za lažje razumevanje te politike so spodaj navedene osnovne opredelitve uporabljenih izrazov.

Osebni podatki označujejo informacije, s katerimi je mogoče identificirati fizično osebo neposredno ali posredno, kot so ime, kontaktni podatki, identifikatorji in poslovne informacije povezane z osebo.
Obdelava pomeni kateri koli postopek ali niz postopkov, povezanih z osebnimi podatki, vključno z zbiranjem, shranjevanjem, uporabo, posredovanjem, anonimizacijo in izbrisom.
Uporabnik pomeni osebo ali pravno osebo, katere podatki so predmet obdelave v okviru storitev AILabSystem, vključno z naročniki storitve, njihovimi zaposlenimi in drugimi kontakti.
Storitev se nanaša na integracijo sistemov umetne inteligence, svetovanje, razvoj rešitev po meri in podporo, ki jih nudi AILabSystem.
Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki se shranijo v brskalniku ali napravi uporabnika za namene identifikacije seje, analitike in prilagajanja vsebine.

Zbiranje podatkov

Zbiramo različne vrste podatkov, odvisno od narave storitve in interakcije z uporabnikom. Zbiranje poteka neposredno od uporabnika, avtomatsko preko tehnologij ali preko sodelujočih tretjih oseb.

Podatki, ki jih posreduje uporabnik

Podatki, ki jih uporabniki navedejo ob registraciji, pri sklenitvi pogodbe ali med komunikacijo s podporo, vključujejo naslednje vrste informacij:

  • Kontaktni podatki: ime, priimek, elektronski naslov in službeni telefonski številka.
  • Podatki o podjetju: ime podjetja, naslov, davčna številka in poslovni identifikator (npr. Business ID).
  • Informacije o projektu: tehnični specifikacije, opis uporabe, zahteve za integracijo in sistemi tretjih oseb, ki jih je treba povezati.
  • Računovodske in plačilne informacije, ki so potrebne za izdajo računov in obdelavo plačil.
  • Korespondenca in zapisniki podpore: sporočila, e-pošta in drugi zapisi komunikacije z našo ekipo.
  • Dovoljenja in soglasja: morebitna soglasja za specifične vrste obdelave ali integracije.

Samodejno zbrani podatki

Med uporabo storitev lahko samodejno zbiramo tehnične podatke iz naprav in interakcij z našimi sistemi za zagotavljanje stabilnosti, varnosti ter izboljšav storitev.

  • Naslov IP in podatki o povezavi (časovni žigi, zahtevani URL-ji).
  • Podatki o napravi in brskalniku, vključno z operacijskim sistemom in identifikatorji naprav.
  • Telemetrijski podatki in dnevniški zapisi o delovanju storitev ter napakah.
  • Podatki o uporabi storitev, funkcijah, ki jih uporabljate, in metrike za analitiko.
  • Podatki z lokacije, če je omogočena delitev lokacije za določene funkcionalnosti.
  • Piškotki in podobne tehnologije za upravljanje sej in preferenc uporabnika.

Podatki od tretjih oseb

V nekaterih primerih prejmemo podatke od zunanjih partnerjev in ponudnikov, ki podpirajo storitve ali koristijo integracijo sistemov.

  • Ponudniki oblačnih storitev in gostovanja, ki shranjujejo in procesirajo podatke za potrebe storitve.
  • Plačilni procesorji in računovodski sistemi za obdelavo finančnih transakcij.
  • Sistemi za analitiko in varnost, ki pomagajo analizirati delovanje storitev in odkrivati zlorabe.

Namen obdelave

Podatke obdelujemo iz jasnih, zakonitih razlogov, povezanih z izvajanjem storitev integracije AI in vzdrževanjem poslovnih procesov.

  • Izvajanje pogodbe in zagotavljanje storitev integracije, implementacije in tehnične podpore.
  • Upravljanje uporabniških računov, avtorizacija in komunikacija glede storitve.
  • Obdelava plačil, izdajanje računov in upravljanje finančnih evidenc.
  • Varnostno spremljanje, zaznavanje zlorab in zaščita infrastrukture.
  • Analitika in razvoj storitev za izboljšanje stabilnosti in učinkovitosti sistema.
  • Izpolnjevanje pravnih obveznosti, kot so računovodski in davčni zahtevki.
  • Upravljanje odnosov s strankami in odgovarjanje na poizvedbe ter reševanje pritožb.
  • Izvedba testiranj in ocenjevanja integracij z namenom izboljšav in skladnosti s specifikacijami naročnika.
Diagram tokov podatkov pri integraciji sistemov AI v AILabSystem

Pravna podlaga za obdelavo

Pravna osnova za obdelavo osebnih podatkov se razlikuje glede na namen obdelave. Spodaj so navedene pogoste pravne podlage, ki jih uporabljamo.

  • Izpolnitev pogodbe: obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe med AILabSystem in naročnikom.
  • Soglasje: tam, kjer je potrebno, pridobimo izrecno soglasje uporabnika za specifične obdelave.
  • Zakonite obveznosti: obdelava, potrebna za izpolnitev pravnih ali regulatornih obveznosti.
  • Zakoniti interesi: za varnost sistema, preprečevanje goljufij in izboljšave storitev, ob uravnoteženju interesov uporabnikov.

Varnost podatkov

AILabSystem sprejema tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, spreminjanjem ali izgubo. Ukrepi so prilagojeni naravi podatkov in tveganjem, vključno s kontrolo dostopa, varnostnimi pregledih in upravljanjem incidentov.

  • Šifriranje prenosov in shranjenih podatkov kjer je primerno ter uporaba varnih protokolov.
  • Dostopne politike in nadzor dostopa ter avtorizacija zaposlenih glede na potrebe za dostop do podatkov.
  • Redni varnostni pregledi, varnostno kopiranje podatkov in pripravljeni postopki odziva na varnostne incidente.

Piškotki in podobne tehnologije

Naša spletna mesta in storitve uporabljajo piškotke za omogočanje osnovne funkcionalnosti, analitiko in personalizacijo nastavitev. Piškotki ne shranjujejo občutljivih osebnih podatkov brez izrecnega soglasja.

Uporabljamo sejne piškotke za osnovno delovanje, trajne piškotke za shranjevanje nastavitev ter piškotke tretjih oseb za analitiko in varnostne storitve.

Kategorije vključujejo nujne piškotke, delovno-nujne (funkcionalne), analitične in marketinške piškotke. Vsaka kategorija ima poseben namen upravljanja sej, merjenja uporabe ali prilagajanja vsebine.

Uporabniki lahko upravljajo nastavitve piškotkov prek nastavitev brskalnika ali preko ukazov za upravljanje piškotkov, kjer je to na voljo na naših spletnih straneh.

Podrobnosti o uporabi piškotkov in upravljanju najdete v naši politiki piškotkov.

Deljenje podatkov

Podatke delimo le, kadar je to potrebno za izvajanje storitev, izpolnitev pravnih obveznosti ali v okviru dovoljenih poslovnih procesov. Vsako deljenje temelji na načelih najmanjše potrebne obdelave.

  • Z zunanjimi ponudniki storitev, kot so gostovanje v oblaku, podporne storitve in integracijski partnerji.
  • S plačilnimi ponudniki in računovodskimi sistemi za obdelavo transakcij in izstavitev računov.
  • S svetovalci in pogodbenimi izvajalci, kadar je to potrebno za izvajanje pogodbenih obveznosti.
  • S poslovnimi partnerji in strankami, če je to potrebno za projektno izvedbo integracijskih rešitev.
  • Z regulatorji ali organi pregona, kadar to zahtevajo veljavni predpisi ali zakonske zahteve.
  • V primeru združitve, prodaje ali prenosa poslovanja lahko prenesemo osebne podatke novi pravni enoti kot del posla, ob ustrezni informaciji uporabnikom.

Prenosi podatkov v druge države

Podatki se lahko prenašajo izven Evropskega gospodarskega prostora, če naši ponudniki storitev delujejo v drugih državah. V takih primerih zagotovimo ustrezne pravne in tehnične zaščitne ukrepe za zaščito podatkov uporabnikov.

Kot zaščito uporabljamo veljavne pravne instrumente, kot so standardne pogodbene klavzule, preverjanje ustreznosti varstva podatkov prejemniških držav ali druge zakonite varovalke v skladu z veljavno zakonodajo.

Hranjenje podatkov

Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, ali toliko časa, kot to zahtevajo zakonodajne zahteve. Periodične preglede izvajamo za oceno potrebenosti hrambe.

Podatki o uporabniških računih se hranijo med trajanjem pogodbe in nato še toliko časa, kot to zahtevajo računovodski in pravni predpisi ali dokler niso izbrisani na zahtevo uporabnika, če to ni v nasprotju z zakonskimi zahtevami.

Korespondenca in zapisi podpore se hranijo za obdobje, potrebno za reševanje zadev, zagotavljanje kakovosti storitve in izpolnjevanje zavez v zvezi z zahtevki uporabnikov.

Dnevniki in telemetrija se hranijo v skladu z varnostnimi politikami in za obdobja, ki omogočajo forenzične preiskave in izboljšave storitev, pri čemer upoštevamo načelo omejitve shranjevanja.

Ko ni več pravne ali operativne potrebe za hrambo podatkov, jih izbrišemo ali anonimiziramo na način, ki onemogoča povrnitev osebne identitete.

Pravice uporabnikov

Uporabnikom zagotavljamo pravice, ki izhajajo iz veljavne zakonodaje o varstvu podatkov. Za uveljavljanje pravic nas lahko kontaktirate na podanih kontaktnih podatkih.

  • Pravica do dostopa do lastnih osebnih podatkov in informacij o obdelavi.
  • Pravica do popravka nepopolnih ali netočnih podatkov.
  • Pravica do izbrisa (pravica do pozabljenja) v primerih, ko to dopušča veljavna zakonodaja.
  • Pravica do omejitve obdelave v določenih okoliščinah, npr. med reševanjem spora glede točnosti podatkov.
  • Pravica do ugovora obdelavi na podlagi zakonitih interesov v primerih, kjer so interesi podjetja uravnoteženi z interesi uporabnika.
  • Pravica do prenosljivosti podatkov, kadar je obdelava izvedena avtomatizirano na podlagi soglasja ali pogodbe.
  • Pravica umika soglasja za obdelavo, kadar je bila obdelava odvisna od soglasja, pri čemer umik ne vpliva na zakonitost obdelave, ki je bila narejena pred umikom.
  • Pravica vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu, če meni, da je obdelava podatkov v nasprotju z veljavnimi predpisi.

Uveljavljanje pravic v zvezi z osebnimi podatki

Posamezniki lahko zahtevajo dostop do svojih osebnih podatkov, popravek, izbris, omejitev obdelave ali prenosljivost podatkov v skladu z veljavno zakonodajo. Zahtevke obdelujemo v okviru informacij, ki jih hranimo, in jih obravnavamo v razumnem roku. Za začetek postopka pošljite pisno zahtevo ali se obrnite na naslov podjetja. V nekaterih primerih bomo morda zahtevali dodatno identifikacijo za zaščito vaših pravic.

[email protected]

Običajno obdelamo upravičene zahteve v 30 koledarskih dneh. Če je zahteva kompleksna ali jih je več, lahko odzivni rok podaljšamo v skladu z veljavno zakonodajo; o podaljšku vas bomo obvestili skupaj z razlago razlogov.

Skladnost z GDPR

AILabSystem obdeluje osebne podatke v skladu z evropsko uredbo o varstvu podatkov in relevantno slovensko zakonodajo. Namen obdelave, pravna podlaga in obdobje hrambe so odvisni od posameznih storitev ter pogodbenih sporazumov s strankami. Zbiramo le tiste podatke, ki so potrebni za izvedbo storitev integracije sistemov umetne inteligence, vzdrževanje, podporo in izpolnitev pogodb.

  • Obdelava za izpolnitev pogodbe: materiali in podatki, potrebni za izvedbo storitev integracije AI.
  • Pravna obveznost: obdelava, potrebna za izpolnitev obveznosti iz zakonodaje, na primer računovodstvo ali poročanje.
  • Soglasje: kadar zahteva storitev vključuje neposredno trženjsko komunikacijo in je pridobljeno izrecno soglasje.
  • Zakoniti interes: za upravljanje poslovnih procesov, izboljšanje storitev in zagotavljanje varnosti informacij ob upoštevanju vaših pravic.
  • Varnostni in analitični nameni: obdelava za odkrivanje in preprečevanje zlorab, napak ali za analizo delovanja storitev.
  • Hranjenje podatkov: osebni podatki so shranjeni toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena ali v skladu z zakonskimi zahtevami.

Nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov v Republiki Sloveniji je Informacijski pooblaščenec. V primeru nezadovoljstva glede obdelave osebnih podatkov imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu ali izkoristiti druge pravne možnosti v skladu z veljavno zakonodajo.

Trženje in obvestila

AILabSystem uporablja kontaktne podatke za pošiljanje obvestil, povezanih z naročenimi storitvami, posodobitvami sistema in občasnimi informacijami o sorodnih storitvah. Trženjske komunikacije temeljijo na vašem soglasju ali zakonitem interesu, kjer je to primerno. Komunikacije so informativne in niso namenjene vzbujanju nerealnih pričakovanj glede rezultatov integracij.

Če ne želite prejemati trženjskih sporočil, nas obvestite prek pošte ali telefona ali uporabite možnost odjave v prejetem sporočilu. Zahtevo bomo obdelali v razumljivem roku in ustrezno posodobili naše evidence.

Posodobitve politike zasebnosti AILabSystem

Otroci in varstvo podatkov

Storitev ni namenjena zbiranju osebnih podatkov od otrok brez nadzora staršev ali zakonitih skrbnikov. Če sumite, da smo prejeli osebne podatke otroka brez ustreznega soglasja, nas prosimo obvestite, da bomo ukrepali v skladu z veljavnimi pravili in preverili možnosti za izbris podatkov.

Povezave do tretjih strani

Na spletu AILabSystem lahko vsebuje povezave do storitev in spletnih mest tretjih oseb. AILabSystem ni odgovoren za prakse zasebnosti ali vsebine teh spletnih mest. Priporočamo, da preberete politike zasebnosti drugih ponudnikov, preden delite svoje podatke z njimi.

Spremembe te politike zasebnosti

Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo zaradi sprememb v zakonodaji, poslovnih procesih ali storitvah. Datum zadnje spremembe je naveden v dokumentu; trenutno veljavna različica je bila uvedena 11-01-2026. Pomembne spremembe bomo oznanili na spletni strani ali drugače obvestili registrirane uporabnike.